En esta entrada veremos las ventajas y desventajas que puede suponer hacer inventario para tu bar o restaurante de forma semanal o mensual. Es una pregunta muy frecuente y que muchas veces se hace directamente de forma mensual porque da pereza hacerlo cada semana. Se podría decir que una es mejor que otra y ya, pero no es el caso.
Cada forma de hacer inventario puede ser válida dependiendo de los recursos que tengas, y mientras a un negocio de forma semanal puede irle mejor, otros no tienen el tiempo, recursos u otros factores para que les sea rentable hacer inventario semanalmente. Una vez aclarado esto, empecemos.
Ventajas
Vamos a ver las ventajas más destacadas de hacer inventarios de forma semanal como mensual.
Semanal
Calidad de datos: La gran ventaja que da el inventario semanal es la calidad de datos que obtienes haciendo de forma semanal en vez de mensual. Para tener un mejor control de todo tu inventario, poder hacer un mejor análisis de aquello que necesitas y aquello que no. Para hacer cálculos de rentabilidad, gasto en materia prima y mucho más, tener los datos de stock semanal puede cambiar mucho los resultados a tener los números de stock mensual.
Adaptación: De forma semanal, permite avanzarse antes a los cambios de tendencia o si algún producto se deja de vender. Con los datos de cada semana se puede ver más fácil lo que funciona y lo que no, mientras que de forma mensual tienes que esperar todo un mes antes de ver aquello que ha dejado de funcionar. Esto te puede suponer un gran ahorro en costes de materia prima o recursos que estas destinando a algo que ya has visto que no funciona. Adaptarse de forma rápida puede suponer una reducción de costes importantes y estar siempre al día.
Datos contrastados: Los datos que ofrece un inventario semanal son muy diferentes del inventario mensual. Ofrece datos más en detalle y puedes ver los cambios semana a semana de lo que se va vendiendo más y lo que menos. Ver tendencias es mucho más fácil con datos semanales a mensuales. Los datos mensuales muchas veces no puedes ver más en detalle el porqué de ciertos cambios, lo que puede ser difícil detectar problemas del negocio.
Recursos de consumo: Algo que permite el stock semanal es un mayor control de los recursos que tienen poca duración o se caducan muy rápido. Al hacer stock mensual, solo controlas de forma mensual el total consumo del mes, pero no ves más en detalle que semanas ha sido consumido ese ingrediente o producto.
Mensual
Tiempo invertido: La gran ventaja y por lo que se suele hacer el inventario mensual es el tiempo que hay que invertir. Si no necesitas un gran control del inventario, hacerlo de forma mensual va a reducir mucho el tiempo que necesites para esta actividad. Tanto lo hagas tu o un empleado, tendrás que destinar recursos en un inventario semanal, y hacerlo mensual puede reducir mucho el consumo de estos recursos. Si no tienes necesidad de tener datos detallados, es bueno hacerlo de forma mensual.
Datos más fáciles: Los datos que obtienes de forma mensual son más simples de analizar y ver en perspectiva. Mientras que con los datos semanales tienes más detalle y puedes analizar más a fondo, para simples cálculos de beneficio pueden ser igual de validos los datos mensuales.
Desventajas
Semanal
Tiempo: Como hemos mencionado en ventajas del stock mensual, el tiempo destinado a un inventario semanal es mucho mayor, aunque ofrece muchas ventajas, el tiempo y recursos tendrán que ir destinados a contar el inventario. Si dispones de ello y puedes usar a tu favor la información del inventario semanal, adelante. Si no es el caso, no hace falta complicarse tanto.
Error por tiempo: Como se ha mencionado anteriormente, una gran ventaja es anticiparse del stock semanal. Pero algunas veces puede ser que creamos algo por ciertos datos, pero no sea así. Ya que lo que parecía una tendencia de forma semanal, luego vemos que no era así. Por lo que hay que tener cuidado al analizar los datos semanales y mirar que sigua la tendencia o el suceso, para tomar decisiones. Muchas veces, los números de una semana pueden estar afectados porque un día tenías un evento especial o era festivo y apenas vino nadie. Estos factores si no se tienen en cuenta, pueden llevar a ideas equivocadas con los datos.
Mensual
Menos Datos: El inventario mensual tiene la parte negativa que no ofrece tantos datos para tomar decisiones. Puede parecer que algún producto es rentable, pero no es así porque fue solo por un evento o semana especial. Como este ejemplo, puedes encontrar muchos que cuando se quiere hacer unos cálculos más a fondo de cómo va el negocio, puede suponer cierta dificultad sin datos semanales.
Poca anticipación y más desperdicio: Como se ha comentado antes, la falta de anticipación es por lo que muchas veces se decide hacer stock semanal. Aunque muchos cambios de tendencia o de productos que se dejan de vender suelen tardar cierto tiempo en verse, puedes encontrarte que las primeras dos semanas no se vendió alguno de tus platos y cómo no tienes control del stock semanal, no te das cuenta hasta el final de mes. Esto acaba siendo dos semanas más de gasto en la materia prima de algo que no se va a vender.
Fluctuaciones: El inventario semanal da mucha buena idea porque es una semana completa, y se suele hacer lunes y domingo. El problema del mensual es que, si se hace cada 30 días o al final de mes, cada mes acaba en un día diferente. Esto puede hacer que tengas una idea equivocada con los resultados. Si haces inventario un lunes y en tu negocio el fin de semana no vendes mucho, puedes tener datos que parezca que te sobre mucho inventario. Por ello, se tiene que intentar hacer el mismo día de la semana si se hace de forma mensual. Si no, se puede hacer aproximaciones mirando días anteriores para calcular lo que falta de semana y tener un mes completo.
Para finalizar, daremos nuestra opinión, aunque se puede detectar durante toda la entrada. Creemos que es más positivo hacer un inventario semanal, aunque de momento no uses los datos, si en un futuro quieres expandir el negocio o ver más a fondo la rentabilidad del negocio, hacerlo de forma semanal te dará los datos perfectos para ello. Aunque entendemos que muchos negocios pequeños no tienen tiempo o recursos para hacerlo de forma semanal, y no es necesario hasta que tu negocio va medianamente bien.