Cómo hemos hablado en otros artículos, tener un control de los números y costes del bar o restaurante es muy importante para saber aquello que es más o menos rentable. Haciendo un inventario de forma correcta podemos conseguir ver aquello que nos interesa más vender, aquello que nos está haciendo perder dinero y si estamos comprando de más o nos hace falta comprar más.
Veremos a continuación una forma fácil de asignar el coste que tenemos de productos en una semana, día o mes. Todo puede adaptarse usando las dos fórmulas que veremos. Hay formas más complejas y exactas, pero si tu negocio no es muy complejo, recomiendo usar estas para tener una idea y control del stock.
Contabilizar el inventario inicial y final
Para las fórmulas que veremos necesitaras usar el inventario inicial y final. Cómo bien indica su nombre, es el stock que tienes en el inicio del período y final de este. Si quieres calcular el gasto semanal, el inicial sería al principio de la semana y el final el último día. Si el cálculo es correcto, el final pasará a ser el inicial de la semana siguiente. Es muy importante hacer estos cálculos bien y no dejarse stock sin contabilizar, porque puede que nos haga tomar decisiones erróneas.
Céntrate en contar todo lo que tienes, con su coste que ha tenido adquirirlo, y para las existencias finales, qué coste tienen estas también.
Otro concepto que vas a necesitar son las compras, aunque esto es mucho más sencillo. Simplemente puedes revisar las facturas de la semana del stock que has adquirido para ver el coste total de compras. Es más difícil equivocarse en esta parte.
Uso de los bienes finales
Con la parte anterior bien hecha haremos la siguiente operación: Existencias iniciales+ compras- inventario final. Sumamos las iniciales con las compras, y luego restamos las finales. Pero, ¿esto para que nos sirve? Con esto resultado podremos ver el gasto que hemos tenido en materia prima, o stock usado en este proceso. Si lo hacemos de forma semanal, es el gasto de la semana que hemos tenido.
La parte interesante de esto es tener un seguimiento de forma semanal, mensual o diaria para ver el gasto que tenemos. La diferencia entre períodos no debería variar del 2%, a no ser que hayas tenido algún día especial o evento en tu bar o restaurante.
Con esta información ya podemos ver los márgenes de beneficios que tenemos con el stock o materia prima, ahora para calcular la rentabilidad faltará agregar los otros factores. Es una forma sencilla para tener una primera idea de cómo va el negocio.
Si quieres tener datos para tomar decisiones, puedes realizar esto para cada materia prima, y ver cuáles son más o menos rentable junto a su precio de venta. Aunque esto es algo ya más complicado y que va a requerir de más tiempo.
La otra fórmula
Otra parte importante del inventario es calcular su rotación. Esto se puede hacer de la siguiente forma: existencias iniciales+ existencias finales/ 2. Dicho de otra forma, sumar las existencias iniciales y finales y dividir entre dos. Pero, ¿esto para qué? Con esta fórmula sacaras el promedio o el inventario medio, y con ello las veces que tienes que tener pedidos a tus proveedores.
Si tienes un inventario medio de dos por semana, lo lógico es que tu proveedor venga dos veces por semana. Si el cálculo que haces no coincide con las veces de entrega, entonces puede haber un problema de cálculo o una mala gestión del inventario. Lo importante es saber cada cuanto debes solicitar existencias a tus proveedores para no tener nunca falta de stock.
Todo esto te va a ayudar a tener un mayor control y conocimiento de tu negocio. Viendo así si las cosas se están haciendo bien y la forma en que se pueden mejorar. El inventario a veces puede ser aburrido, pero es muy importante tenerlo en cuenta y bien calculado.